Por: Lic. Lilia Liu | [email protected]
En un estudio realizado por el Instituto de Auditores Internos (IIA, por sus siglas en inglés), se señala que con el surgimiento del COVID-19 y sus restricciones de viaje en todo el mundo, se han reorientado las necesidades de los auditores en encontrar alternativas con el apoyo de tecnologías y herramientas digitales para desarrollar su labor.
Para ello, la auditoría remota puede ser una excelente alternativa, porque la mayoría de las empresas han restringido los viajes a funciones críticas para el negocio, lo cual representa una transformación importante en la labor de fiscalización y supervisión de actividades.
Para una auditoría remota se deben tomar elementos importantes:
La reunión de planificación de las partes interesadas en la auditoría y su alcance es fundamental. Los auditores deben dar tiempo suficiente para explicar el enfoque de una auditoría remota a los participantes. Entre los tipos de información que deben cubrirse es informar previamente cómo y cuándo se compartirá la información, qué tecnología se utilizará, qué autorizaciones se deben obtener por adelantado para recopilar videos o fotografías, y qué áreas confidenciales o restringidas deben considerarse o evitarse. También es importante realizar trabajos presenciales que pudieran ser requeridos en un futuro basándose en los resultados de la auditoría remota, o una vez que se eliminen las barreras a una visita física al sitio.
Las revisiones remotas de documentos pueden ser tediosas si el auditado brinda información en digital incompleta, o cuando las imágenes o documentos escaneados no se aprecian. A veces la configuración e instalación puede tardar mucho más tiempo en preparar y cargar documentos en una plataforma de uso compartido de archivos (SharePoint, One Drive, Google Drive, Dropbox, etc.) que en proporcionar acceso a una gaveta o carpeta de archivos en el lugar de trabajo. Los auditores deben estar abiertos a recibir y revisar la información en cualquier formato que se obtenga más fácilmente, de modo que se reduzca al mínimo la carga para la instalación.
Las visitas o inspecciones de campo, cuando éstas no se puedan realizar, tendrían que reemplazarse a través de videos o de fotos tomadas a través de celulares inteligentes para que sean enviadas en ese instante al auditor. A veces hasta cabe la posibilidad de programar reuniones virtuales a través de un celular o de un dispositivo móvil que permita su desplazamiento hacia el área a auditar.
También pudiera encontrarse con limitantes como el ancho de banda de la señal de internet o que el equipo falle o no cuente con el software adecuado pero hoy en día ya muchos como Zoom, Teams, Duo Google, y otras herramientas permiten eliminar estas barreras.
La preparación para entrevistas virtuales requiere tiempo adicional para el auditor, quien debe preparar una lista de preguntas y puntos sobre qué información adicional se necesita, basada en la información de la revisión del documento. Cuando más de un auditor participa en una entrevista, se debe tener cuidado en lo que se habla para no emitir un juicio por adelantado, porque la conversación puede ser grabada. Aunque esto es inevitable, se debe establecer un tono cómodo y estar consciente de que el video por sí solo puede cambiar el lenguaje corporal o la percepción.
Y por último, la reunión de clausura. La reunión de cierre de una auditoría remota es, prácticamente, la misma que aquella de una auditoría presencial. Es recomendable programar la reunión de cierre de uno a dos días después de las entrevistas virtuales. Esto permite a los miembros del equipo de auditoría revisar sus propias notas y conclusiones, así como celebrar una reunión virtual con el equipo para compilar y validar los resultados preliminares de las auditorías.
Agilizar los procesos de auditoría mediante estas alternativas permitirá que el trabajo no se vea interrumpido, pero lo más importante es siempre mantener comunicados a las partes ante cualquier eventualidad durante el proceso de auditoría; esto garantiza la confianza hacia el uso de estos sistemas.
*Las opiniones aquí expresadas son de exclusiva responsabilidad del autor, y pueden no coincidir con las del cuerpo editorial de esta revista o las de este gremio empresarial.
